Je kent het wel: een bezoeker vult het contactformulier in op je website, doet een aanvraag, of vraagt een nieuw wachtwoord aan. Maar vervolgens blijft het stil. De e-mail is nooit aangekomen, of erger nog: hij is in de spamfolder beland.
Grote vraag: ligt dit aan de bezoeker, aan je WordPress website of aan je hosting?
Slecht nieuws: de regels rondom e-mail zijn de afgelopen tijd extreem streng geworden. Grote partijen zoals Gmail, Outlook en Apple scannen meedogenloos op onveilige mails. Goed nieuws: het is relatief eenvoudig op te lossen met de juiste techniek. In deze blog leggen we uit wat SPF en SMTP zijn, waarom je niet meer zonder kunt, en hoe wij dit voor je kunnen regelen.
Wat zijn SPF en SMTP precies?
Standaard verstuurt een WordPress website e-mails via de server waar je website op draait (via zogenaamde PHP-mail). Dat is makkelijk, maar erg onveilig. Spamfilters zien dit als een ongetekende brief zonder afzender en gooien hem direct in de prullenbak.
Om dit op te lossen, heb je twee dingen nodig:
1. SMTP (De betrouwbare postbode) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) is de gouden standaard voor het versturen van e-mails. In plaats van dat je website zélf een mailtje in elkaar knutselt, logt je website via SMTP in op een échte, beveiligde mailserver (zoals Google Workspace, Microsoft 365 of een speciale dienst zoals SendGrid).
2. SPF (De gastenlijst) SPF (Sender Policy Framework) is een instelling in de domeinnaam van je website. Het werkt als een digitale gastenlijst voor de ‘uitsmijter’ van de inbox van je klant of lead. Kort gezegd:
- Zonder SPF: Iedereen kan uit jouw naam mailen. Spamfilters blokkeren dit voor de zekerheid.
- Met SPF: Je vertelt de spamfilter exact welke servers (zoals jouw website of je boekhoudpakket) namens jouw domein mogen mailen.
Wat betekent dit voor jouw WordPress website?
Dat hangt af van hoe je e-mail nu is ingericht.
1. Gebruik je al een SMTP-plugin en kloppen je DNS-records? Dan zit je goed. Je bevestigingen en antwoorden komen netjes aan en je hebt een uitstekende afleverratio.
2. Verstuurt je website mails ‘out of the box’ zonder extra instellingen? Dan moet je wél opletten. De kans is groot dat een aanzienlijk deel van je e-mails niet of in de spam aankomt. Dit is geen kwestie van afwachten; grote providers blokkeren onbeveiligde mails tegenwoordig standaard.
De grootste valkuil: “Bij mij komt de testmail wel aan”
Dit is waar het bij veel websites fout gaat. Je test het contactformulier, je ontvangt de mail in je eigen inbox, en je denkt: het werkt.
Maar let op: jouw eigen mailserver accepteert mails van je eigen website vaak wel. Het probleem ontstaat zodra de mail naar een klant met een strenge Gmail- of bedrijfsomgeving gaat. Die blokkeren de mail geruisloos op de achtergrond, zonder dat jij daar een foutmelding van krijgt.
👉 Actiepunt: Ga er nooit vanuit dat je mails aankomen, maar controleer je afleverratio of laat je domein instellingen doormeten.
Wat levert een goede SMTP & SPF-setup je op?
Technische instellingen klinken saai, maar dit levert direct resultaat op.
- 1. Hogere klanttevredenheid Geen telefoontjes meer van klanten die vragen of hun aanvraag wel is doorgekomen omdat ze geen bevestiging hebben gehad.
- 2. Professionele uitstraling Geen gekke meldingen meer in Gmail zoals “Verzonden via server123.hostingbedrijf.nl namens info@jouwbedrijf.nl”. Gewoon jouw naam, strak en professioneel.
- 3. Meer omzet en leads (echt waar) Als je offertes, opvolgmails of marketing-mails wél aankomen in de primaire inbox in plaats van de spamfolder, zie je dat direct terug in je conversie.
Moet je nu in actie komen?
Ja. Goede communicatie is de ruggengraat van je website.
Het instellen van SMTP, SPF en DNS-records is echter technisch en niet zonder risico: één typefout in je DNS-instellingen en je hele e-mailverkeer kan platliggen.
Meer weten of hulp nodig? Neem dan gerust contact op met onze support.